فایل ریلی می تواند به دو طریق کار کند:

هر فایل روی پایه هایی نصب شده است که روی ریل های تعبیه شده در کف قرار دارند

یا می توانند در بالای کف قبلی که در حال حاضر قرار دارند بنشینید. حالت دوم اغلب نیاز به یک عرشه دارد که در حدود 1 تا 3 اینچ از کف بلند می شود. (نرده ها بالای سر عرشه قرار می گیرند)

هنگامی که فضای کافی در محیط اداری وجود ندارد، استفاده از فایل های ریلی نیز گزینه های بسیار خوبی برای کمدهای دیواریی هستند که شما ناچارید آن ها را با چکش زدن یا پیچ خوردن به سطح کف زمین متصل نمایید. اگر بخواهید تصمیم بگیرید آن را جدا کنید یا به مکان دیگری منتقل کنید، حفره های ناخوشایندی روی کف زمین باقی می گذارد. حرکت فایل ریلی همچنین به شما امکان می دهد قفسه های کف به سقف خود را بهتر تنظیم مجدد کنید.

علی‎رغم پیشرفت‎های زیاد علمی و به بازار آمدن سیستم‎های رایانه‎ای و نرم افزارهای قدرتمند اگر چه در میزان مصرف کاغذ با کاهش پرونده‎سازی به روش سنتی صرفه‎جویی خوبی بعمل آمده، با این وجود همچنان مطمئن‎ترین راه برای نگهداری سوابق و اسناد و مدارک مهم، همان پرونده‎سازی به روش سنتی و استفاده از کاغذ و پوشه و زونکن است.

سیستم کمد بایگانی ریلی تمام خواسته‎های یک مجموعه اداری را دارد. برخی از مهمترین این نیازها موارد ذیل قابل شمارش است:

۱- افزایش چشمگیر حجم فضا برای بایگانی اسناد و مدارک

۲- ارتقا ضریب امنیت نگهداری اسناد و مدارک

۳- دسترسی سریع

۴- فراهم آوردن زیبایی محیط اداری

سیستم های فایل ریلی الکترونیکی می توانند متناسب با نیازهای انبار شخصی شما تنظیم شوند. این که آیا شما در حال ذخیره جعبه های بزرگ یا پوشه های پرونده هستید، استفاده از فایل ریلی یک گزینه مناسب می باشد. کمدهای عمیق و پایه های ریلی سنگین می توانند هر جعبه بزرگ یا بار سنگینی را تحمل کنند، در حالی که اندازه گیری های از پیش تنظیم شده امکان ذخیره سازی کامل از الزامات تشکیل پرونده شما را فراهم می کند.

بهره وری بهبود یافته

شما و کسانی که فضای ذخیره سازی دفتر خود را با آنها به اشتراک می گذارید ، می توانید مواد ذخیره شده را به سرعت پیدا کنید ، و وقت خود را برای کارهای مهم روزانه آزاد کنید.

اگرچه دستگاه های قفل دار در هر سیستم ذخیره سازی متحرک در دسترس هستند، سیستم های قفسه بندی الکترونیکی ریلی از طریق ویژگی های ایمنی الکترونیکی یا کنترل رمزگذاری شده پین دسترسی از راه دور بهترین امنیت سیستم را به شما ارائه می دهند. این شرایط تضمین می کند که فقط کسی که دارای اقتدار مناسب باشد می تواند راهرویی را باز کنند و به ذخایر دسترسی داشته باشند.

در سیستم های بایگانی فایل ریلی الکترونیکی می توان با خیال راحت بارهای سنگین را از طریق ورودی الکترونیکی جابجا کرد. این سیستم های ذخیره سازی بیشترین گزینه ها را برای محافظت از کاربران و مواد ذخیره شده ارائه می دهند.

با داشتن رنگ های مختلف برای جلوی قفسه بندی الکترونیکی و فایل ریلی، قفسه بندی می تواند به صورت کدگذاری شده باشد تا با دکور اداری و رنگ های شرکتی شرکت مطابقت و تلفیق شود.

هنگام مقایسه سیستم کمدهای اداری سنتی با سیستم ذخیره سازی فایل ریلی، فایل ریلی می تواند فضای بیشتری را در همان فضای با هزینه مشابه ذخیره کند، یا ضمن افزایش مقدار فضای کف آزاد، فضای ذخیره مشابه را با هزینه بسیار کمتری برای شما فراهم کند.

مثال

مثلاً در مورد یک منطقه معمولی از قفسه استاتیک فکر کنید، مثلا یک کتابخانه. در بین فایل کتابخانه ریلی، راهروهای جداگانه ای وجود دارد که مراجعان می توانند از طریق آن بگردند و کتاب ها را انتخاب کنند. این راهروها در عین حال که برای کتابداران لازم است، در واقع فضایی هدر می رود که می تواند کتاب های بیشتری را ذخیره کند یا از راه های دیگر مورد استفاده قرار گیرد.

حال تصور کنید که می توانید آن قفسه های کتابخانه ایستا را روی واگن های متحرک قرار دهید که می توانند برای ایجاد یک فضای متراکم جمع شوند، اما هنوز هم می توانید هر زمان که بخواهید کمدها را جا به جا کنید. فضایی که از فشردن آن راهروها صرفه جویی می کنید، فضای اضافی به شما می دهد. مکان های مطالعه اضافی، آزمایشگاه رایانه، یک کلاس مشترک یا یک کافه. همه این کارها بدون ساخت و ساز جدید یا نوسازی امکان پذیر است که در تصویر بالا می توانید مشاهده نمایید.